Archieven (archief): Definitie, functies en verschil met bibliotheken

Ontdek wat archieven zijn, hun functies, verschil met bibliotheken en de rol van de archivaris — helder overzicht van archiefbegrippen, bewaring en archiefwetenschap.

Een archief is een georganiseerde verzameling archiefstukken en de plaats waar die stukken bewaard worden. Archieven bevatten documenten en materialen die in de loop van het leven van een persoon, organisatie of instelling zijn ontstaan. Meestal bestaat een archief uit archiefstukken die geselecteerd zijn voor permanente of langdurige bewaring. Archiefstukken kunnen op alle mogelijke dragers voorkomen (papier, foto, microfilm, elektronische bestanden, geluids- of beeldopnamen) en worden gewoonlijk niet gepubliceerd, in tegenstelling tot boeken en andere publicaties. Archieven kunnen zowel particulier van aard zijn als samengesteld door grote organisaties zoals ondernemingen en regeringen. In tegenstelling tot bibliotheken bewaren archieven vooral unieke en originele documenten die rechtstreeks voortkomen uit activiteiten of besluitvorming.

Functies van archieven

• Bewijsfunctie: archiefstukken dienen als bewijs van genomen beslissingen, afspraken en handelingen.
• Bestuurlijke functie: archieven ondersteunen het dagelijkse bestuur en het beheer van organisaties door informatie beschikbaar te houden.
• Historische en culturele functie: archieven bewaren materiaal dat belangrijk is voor onderzoek, cultuurhistorie en geheugen van een samenleving.
• Juridische functie: bewaarde documenten kunnen rechten en plichten aantonen (contracten, akten, vergunningen).
• Onderzoeksfunctie: onderzoekers, journalisten en particulieren raadplegen archieven voor feitencontrole, genealogie en studie.

Verschil met bibliotheken

Een belangrijk verschil tussen archieven en bibliotheken is dat archieven doorgaans originele, unieke documenten bewaren, terwijl bibliotheken vooral werken met reproducties en gepubliceerde informatie zoals boeken en tijdschriften. Enkele principes en kenmerken van archieven zijn:

• Provenance-principe: documenten worden bewaard volgens de herkomst (de persoon of organisatie die ze heeft geproduceerd).
• Originale volgorde: de oorspronkelijke ordening van archiefstukken wordt zoveel mogelijk behouden omdat die context geeft aan de documenten.
• Uniciteit: archiefstukken zijn vaak uniek of in beperkte exemplaren beschikbaar, terwijl bibliotheekcollecties meestal vervangbare publicaties bevatten.

Soorten archieven

• Publieke archieven: zoals gemeentearchieven, provinciale archieven en nationale archieven.
• Bedrijfs- en organisatiearchieven: archieven van ondernemingen, vakbonden, politieke partijen en ngo's.
• Kerk- en parochiearchieven: registers, doop- en huwelijksakten en kerkelijke correspondentie.
• Particuliere en familiearchieven: brieven, dagboeken en persoonlijke documenten.
• Digitale archieven en e-archivering: elektronische dossiers, websites, e-mail en databases.

Ordening, selectie en conservering

Het beheer van archieven omvat meerdere stappen:

• Toedeling en selectie (appraisal): bepalen welke stukken blijvende waarde hebben en dus bewaard moeten worden.
• Ordening en beschrijving: het creëren van inventarissen en toegangen (finding aids) zodat gebruikers documenten kunnen vinden.
• Conservering en restauratie: maatregelen om materiaal fysiek en chemisch te behouden (bijv. klimaatbeheersing, zuurvrij materiaal, restauratie van beschadigde stukken).
• Digitale preservatie: technieken en beleid om digitale bestanden leesbaar en toegankelijk te houden (migratie, controle op integriteit, metadatagebruik).

Toegankelijkheid, privacy en auteursrecht

Archieven streven ernaar informatie toegankelijk te maken, maar moeten ook rekening houden met wettelijke en ethische beperkingen. Veel archieven hebben lezersruimtes waar gebruikers documenten kunnen bekijken; kopieën worden soms verstrekt onder voorwaarden. Bescherming van privacy (bijvoorbeeld persoonsgegevens) en respect voor auteursrecht of staatsgeheimen kan leiden tot bewaartermijnen of toegangsbeperkingen. In veel landen gelden regels die bepalen wanneer bepaalde dossiers openbaar mogen worden gemaakt.

De archivaris en archiefwetenschap

Een persoon die in archieven werkt wordt een archivaris genoemd. Archivarisstaken omvatten selecteren, ordenen, beschrijven, conserveren en het ontsluiten van archieven voor gebruikers. De studie en praktijk van het organiseren, bewaren en toegankelijk maken van informatie en materiaal in archieven heet archiefwetenschap. Deze discipline houdt zich ook bezig met beleid rond digitale archivering, bewaartermijnen en ethische vraagstukken.

Belang voor samenleving en onderzoek

Archieven vormen het geheugen van individuen, organisaties en samenlevingen. Ze zijn onmisbaar voor transparantie en verantwoording, voor historisch en wetenschappelijk onderzoek, en voor persoonlijke vragen zoals genealogie. Goed beheerde archieven maken het mogelijk gebeurtenissen te reconstrueren, beslissingen te verifiëren en culturele erfstukken door te geven aan volgende generaties.

Vragen en antwoorden

V: Wat is een archief?

V: Wat is het verschil tussen een archief en een bibliotheek?

V: Wat is de functie van een archivaris?

V: Wat zijn de bronnen van archieven?

V: Wat is de juiste terminologie voor een verzameling archiefstukken?

V: Wat is archiefwetenschap?

V: Worden archiefstukken altijd gepubliceerd?

Zoek op letter