Sommige visa kunnen worden verleend bij aankomst of na voorafgaande aanvraag bij de ambassade of het consulaat van het land, of soms via een gespecialiseerd reisbureau met toestemming van het land van afgifte in het land van vertrek. Indien er in het land van herkomst geen ambassade of consulaat is, moet men naar een derde land reizen (of per post een aanvraag indienen) en proberen daar een visum te krijgen. De behoefte aan een visum hangt over het algemeen af van het staatsburgerschap van de aanvrager, hoe lang de aanvrager van plan is te blijven, en de activiteiten die de aanvrager eventueel wenst te ondernemen in het land dat hij bezoekt. Dit kan leiden tot verschillende formele categorieën van visa, met verschillende voorwaarden voor afgifte.
Sommige, maar niet alle, landen hebben een wederkerige visumregeling: als land A van burgers van land B eist dat zij een visum hebben om er te reizen, kan land B wederkerigheid toepassen en van burgers van land A een visum eisen.
Voorbeelden van dergelijke wederkerige visumregelingen zijn die tussen:
Voor de afgifte van een visum kunnen leges worden geheven; deze zijn doorgaans ook wederkerig, dus als land A de burgers van land B 50 USD in rekening brengt voor een visum, zal land B vaak hetzelfde bedrag in rekening brengen voor bezoekers van land A. Elke ambassade kan ook zelf bepalen welk bedrag wordt aangerekend. Een soortgelijke wederkerigheid geldt vaak voor de duur van het visum (de periode waarin men toegang tot het land mag vragen) en het aantal binnenkomsten dat men met het visum mag proberen. Een versnelde behandeling van de visumaanvraag voor sommige landen brengt over het algemeen extra kosten met zich mee.
Deze wederkerige vergoeding is de laatste jaren steeds gebruikelijker geworden door het besluit van de Verenigde Staten om de onderdanen van verschillende landen 100 dollar te laten betalen voor de behandeling van een visum (dit bedrag wordt niet terugbetaald, zelfs indien geen visum wordt afgegeven). Een aantal landen, waaronder Brazilië, Chili en Turkije, hebben hetzelfde gedaan. Brazilië eist een voorafgaand visum voor binnenkomst in het land, en dat van een Amerikaans staatsburger bij aankomst vingerafdrukken worden genomen en een foto wordt gemaakt - dit komt overeen met de Amerikaanse eisen voor Brazilianen en andere buitenlanders.
De autoriteit die de aanvraag afgeeft, gewoonlijk een afdeling van het ministerie van Buitenlandse Zaken of een ministerie van Buitenlandse Zaken van het land (bijvoorbeeld het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken), en doorgaans consulaire ambtenaren, kunnen van de aanvrager de nodige documentatie verlangen. Het kan onder meer gaan om bewijs dat de aanvrager in staat is in zijn levensonderhoud te voorzien in het gastland (onderdak, voedsel), bewijs dat de persoon die de aanvrager in zijn of haar huis ontvangt werkelijk bestaat en over voldoende ruimte beschikt om de aanvrager te ontvangen, bewijs dat de aanvrager een ziektekosten- en evacuatieverzekering heeft afgesloten, enz. Sommige landen vragen om een bewijs van gezondheidstoestand, vooral voor visa voor verblijf van langere duur; sommige landen weigeren dergelijke visa aan personen met bepaalde ziekten, zoals AIDS. De precieze voorwaarden hangen af van het land en de visumcategorie. Bekende voorbeelden van landen die HIV-testen eisen van langdurig ingezetenen zijn Rusland [4] en Oezbekistan. [5] In Oezbekistan wordt de eis van een HIV-test echter soms niet strikt gehandhaafd. [6]
Ontwikkelde landen eisen vaak een sterk bewijs van de intentie om terug te keren naar het land van herkomst, als het visum voor een tijdelijk verblijf is, en vooral als de aanvrager afkomstig is uit een ontwikkelingsland, vanwege immigratieproblemen.
De autoriteit die het visum afgeeft, kan ook van de aanvragers verlangen dat zij verklaren dat zij geen strafrechtelijke veroordelingen hebben opgelopen, of dat zij niet deelnemen aan bepaalde activiteiten (zoals prostitutie of drugshandel). Sommige landen zullen een visum weigeren indien uit het paspoort van de reiziger blijkt dat hij staatsburger is of naar een land is gereisd dat door dat land niet wordt erkend. Zo zal Saudi-Arabië geen visum afgeven aan onderdanen van Israël of personen die Israël hebben bezocht.