Document: wat is het? Definitie, voorbeelden en soorten

• Prototypische documenten: Brieven, memo's, juridische formulieren, handleiding
• Documents of Record: Kranten en tijdschriften
• Boeken: Boeken, romans, receptenboeken, encyclopedie, stripboeken...
• Canonieke documenten: De Bijbel, Ilias en Odyssee, Veda's, Ramayana, Mahabharata, Koran, Code van Hammurabi, Tao Te Ching...
• Transactiedocumenten: Cheque, Contracten, Voorschrift, Ontvangstbewijs, Formulier (document), Postzegel.
• Functionele documenten: PDF-bestanden, PostScript-bestanden, XML-bestanden, E-mail
• Niet-Prototypische Documenten: Post-it notes, Fortune cookie strips, Kaarten, Schilderijen, melkpakken, cornflakes dozen
• Niet-klassieke digitale documenten: Webpagina, weblog, wiki
• Grensvoorbeelden: De plaquette op het Pioneer 11 ruimtevaartuig, ontworpen door astronoom Carl Sagan, en met informatie die verondersteld wordt universeel te zijn, is een extreem voorbeeld van een document dat bedoeld is om met buitenaardse wezens te communiceren. Aan de andere kant zouden de opgenomen en afgedrukte signalen van het SETI-project documenten zijn als ontdekt zou worden dat ze buitenaardse communicatie bevatten.

Wat de meeste mensen onder een document verstaan, kan men afleiden uit de connotaties en denotaties die bij het zoeken naar een document voorkomen. Uit dit gebruik kan men de volgende typische connotaties afleiden:

• Schrijven dat informatie geeft (vooral informatie van officiële aard)
• Alles wat door middel van symbolische tekens het denken van een persoon weergeeft.
• Een schriftelijk bewijs van eigendom of verplichting
• In detail vastleggen; "De ouders documenteerden elke stap in de ontwikkeling van hun kind."
• Een digitaal bestand in een bepaald formaat
• Ondersteunen of voorzien van referenties; "Kunt u uw beweringen documenteren?"
• Authenticatie
• Een artefact dat voldoet aan een juridisch begrip van document ten behoeve van ontdekking in een rechtszaak.

De technologie voor het beheer van documenten heeft zich samen met de documenten zelf ontwikkeld. Van bijzonder belang zijn praktijken betreffende het bewaren, archiveren, vernietigen en beheren van documenten. Deze worden samen de "levenscyclus van documenten" genoemd.

• Fysieke bewaring: Documenten in zowel traditionele fysieke vormen als in digitale fysieke vormen zoals magnetische media moeten fysiek worden bewaard. Dit aspect van documentbeheer heeft betrekking op zaken als de veroudering van papier (de innovatie van zuurvrij papier is een vooruitgang in de bewaring) en de veroudering van magnetische media.

• Opslag: Dit aspect omvat het beheer van schaarse middelen zoals schapruimte en schijfruimte, en daarmee samenhangende technologieën zoals optimaal ruimtegebruik. Moderne bibliotheken zoals de Universiteit van Nevada en de Universiteit van Michigan maken vaak gebruik van complexe ruimtebesparende technologieën zoals robotachtige ophaalsystemen voor stapels en verplaatsbare boekenplanken. In het digitale domein kan de hele discipline van compressietechnologieën worden gezien als betrokken bij de opslag van documenten.

• Cultuurbehoud: Deze functie, die traditioneel wordt toegeschreven aan bibliothecarissen, omvat de selectie, ordening en opslag van documenten op veilige plaatsen. Het belang van dit onderdeel van het beheer van de levenscyclus van documenten blijkt uit de gevolgen van historische gebeurtenissen zoals de verbranding van de bibliotheek van Alexandrië. Tegenwoordig heeft bibliotheek- en informatiewetenschap zich ontwikkeld tot een belangrijke academische discipline.

• Bibliometrie: Dit aspect van documentbeheer omvat functies als indexering, het genereren van statistieken en taxonomieën, en het verbeteren van de bruikbaarheid van grote collecties documenten. De moderne geschiedenis van deze beheerstechnologie gaat terug tot Melvil Dewey en het Dewey Decimal System. Tegenwoordig houdt de wetenschap van de bibliometrie zich grotendeels bezig met het beheer van de impact van elektronische technologieën. Dit aspect heeft ook te maken met ISBN-nummers, gegevens van de Library of Congress en andere normen.

• Beheer van digitale inhoud: De explosie van digitale inhoud heeft geleid tot technologieën voor het beheer van grote verzamelingen digitale informatie die door organisaties worden gegenereerd. Dergelijke systemen moeten toegangscontrole en privileges beheren, meerdere elektronische formaten beheren, een interface hebben met printinfrastructuren en collaboratieve workflows rond documenten mogelijk maken.

• Beheer van digitaal-fysieke interactie: Zolang zowel papieren als digitale documenten waarde blijven hebben, zullen de moderne beheerstechnologieën om hun interactie te beheren, blijven bestaan. De sleutel tot dit beheer is het beheer van grootschalige en systematische scanning van fysieke documenten (zoals het Google book scanning project).

• Vernietiging: Met de toegenomen kosten van identiteitsdiefstal, bedrijfsschandalen en bezorgdheid over de privacy is het beheer van de vernietiging van zowel papieren als elektronische documenten steeds belangrijker geworden. Technologieën zoals papiervernietigers spelen een rol, evenals controleerbare processen voor de vernietiging van elektronische documenten om de naleving van de privacywetgeving te waarborgen.

• Beveiliging: De informatietheorie van Shannon heeft geleid tot een hele discipline die zich bezighoudt met de veiligheid van documenten, en daarmee samenhangende technologieën zoals encryptie, maar ook meer fysieke veiligheidskenmerken zoals watermerken en het beveiligen van gelddocumenten tegen vervalsing.

• Vervoer: Het hele postsysteem, evenals moderne koerierssystemen, is grotendeels gebouwd op de noodzaak om documenten fysiek van de ene naar de andere locatie te verplaatsen.

• Boek
• Verlicht manuscript
• Verzegeling (apparaat)
• Typemachine